Ile wynosi dieta dla kierowcy za granicą?

W transporcie międzynarodowym kierowcy nie przysługuje klasyczna dieta zagraniczna. Od 2 lutego 2022 r. stosuje się tzw. dietę wirtualną: 60 EUR za pełną dobę do celów ZUS oraz 20 EUR do celów PIT. Nie jest to kwota wypłacana kierowcy do ręki, lecz parametr służący do ustalenia podstawy składek i podatku.

Dlaczego nie ma już klasycznej diety za granicą?

Zmiana wynika z przepisów wdrożonych w związku z Pakietem Mobilności. Kierowca wykonujący zadania w ramach międzynarodowego przewozu drogowego nie jest od 2 lutego 2022 r. w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ Kodeksu pracy.

W konsekwencji nie stosuje się do niego klasycznej diety zagranicznej przypisanej do konkretnego państwa. Ustawa o czasie pracy kierowców wprowadziła odrębny mechanizm rozliczeniowy, nazywany dietą wirtualną. Jej wartość wpływa na rozliczenia kadrowo-płacowe, ale sama w sobie nie stanowi dodatkowego świadczenia pieniężnego wypłacanego pracownikowi.

Ile wynosi wirtualna dieta kierowcy?

Przy pełnej dobie pobytu za granicą stosuje się dwie różne wartości. Każda służy innemu celowi, dlatego nie należy ich ze sobą utożsamiać:

Kwota 60 EUR może pomniejszać podstawę oskładkowania za każdy dzień pobytu poza Polską. Obowiązuje jednak ograniczenie, zgodnie z którym miesięczna podstawa wymiaru składek nie może zostać ustalona poniżej kwoty przeciętnego wynagrodzenia wskazanej w przepisach.

Z kolei 20 EUR stanowi limit stosowany przy rozliczeniu PIT. Nie oznacza to, że pracodawca wypłaca kierowcy 20 EUR jako dietę. Jest to kwota przychodu zwolniona z podatku na zasadach określonych w ustawie o PIT.

Jak rozliczać niepełne doby za granicą?

Wartości 60 EUR i 20 EUR zmniejsza się proporcjonalnie, gdy pobyt kierowcy za granicą trwa krócej niż pełna doba. Zasady wynikają z art. 26h ustawy o czasie pracy kierowców:

Przykładowo, przy 10 godzinach pobytu za granicą do celów ZUS przyjmuje się 30 EUR, a do celów PIT 10 EUR. Po przekroczeniu 12 godzin stosuje się pełną wartość obu limitów.

Co pracodawca zwraca poza dietą wirtualną?

Wirtualna dieta nie zastępuje zwrotu określonych kosztów ponoszonych podczas wykonywania międzynarodowego przewozu. Poza rozliczeniem podatkowo-składkowym pracodawca może być zobowiązany do zwrotu takich wydatków jak:

• Koszty noclegu, w tym noclegu wymaganego przepisami dotyczącymi organizacji pracy kierowcy.
• Koszty dojazdu do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu środkami transportu innymi niż pojazd pozostający w dyspozycji pracodawcy.
• Udokumentowane i uzasadnione wydatki zaakceptowane przez pracodawcę.
• Koszty korzystania z urządzeń sanitarnych, ustalane według zasad określonych w przepisach.

Ważne zasady przy rozliczeniu

Do dni pobytu za granicą, od których zależy zastosowanie kwot 60 EUR i 20 EUR, nie wlicza się:

• Dni urlopu wypoczynkowego.
• Okresu zwolnienia lekarskiego z powodu choroby.
• Okresu urlopu bezpłatnego.
• Innych okresów, w których kierowca nie wykonuje międzynarodowych zadań przewozowych objętych tym mechanizmem.

Trzeba też oddzielić transport międzynarodowy od krajowego. Przy krajowej podróży służbowej kierowcy nadal stosuje się klasyczną dietę, której podstawowa stawka wynosi 45 zł za dobę. Ta zasada nie dotyczy jednak kierowcy wykonującego międzynarodowy przewóz drogowy, ponieważ w jego przypadku stosuje się dietę wirtualną.

Najważniejsze rozróżnienie jest proste: 60 EUR dotyczy podstawy składek ZUS, a 20 EUR rozliczenia PIT. Żadna z tych kwot nie jest automatyczną dietą wypłacaną kierowcy jako gotówkowe świadczenie za wyjazd.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani księgowej. Przepisy dotyczące rozliczania kierowców mogą zależeć od rodzaju zatrudnienia, trasy i aktualnych regulacji, dlatego w indywidualnej sprawie warto skonsultować się ze specjalistą.