Refundacja okularów przez pracodawcę – komu przysługuje?

W 2026 roku refundacja okularów lub soczewek kontaktowych przysługuje pracownikowi, który korzysta z monitora ekranowego co najmniej przez połowę dobowego czasu pracy, a lekarz medycyny pracy potwierdzi potrzebę korekcji wzroku. Pracodawca musi zapewnić świadczenie, lecz przepisy nie wskazują jednej ogólnokrajowej kwoty zwrotu. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, jak złożyć wniosek i kiedy można ponownie ubiegać się o pieniądze.

Komu przysługuje refundacja okularów?

Prawo do refundacji wynika z przepisów BHP, a nie z dobrej woli firmy. Pracownik musi użytkować monitor ekranowy przez co najmniej 4 godziny dziennie, czyli przez minimum połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Drugim warunkiem jest zalecenie wydane przez lekarza medycyny pracy w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Definicja obejmuje nie tylko osoby zatrudnione na czas nieokreślony. Z tego uprawnienia mogą korzystać także pracownicy na umowach terminowych, praktykanci i stażyści, jeżeli spełniają warunek dotyczący czasu pracy przed ekranem. Rodzaj stanowiska nie ma decydującego znaczenia – z refundacji mogą korzystać między innymi księgowi, nauczyciele, urzędnicy i osoby pracujące w branży IT.

Liczy się faktyczne używanie narzędzia pracy. Główny Inspektorat Pracy uznał, że warunek może spełniać również osoba pracująca przy laptopie. W praktyce podobnie należy oceniać stanowiska, na których podstawowym urządzeniem jest tablet lub inne urządzenie wyposażone w monitor ekranowy.

Samodzielna wizyta u okulisty nie wystarcza do powstania ustawowego obowiązku refundacji. Zaświadczenie musi wynikać z badań profilaktycznych medycyny pracy.

Jakie przepisy regulują zwrot kosztów?

Podstawę stanowi Kodeks pracy, w szczególności art. 237⁶, który nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia środków ochrony indywidualnej i zakazuje przerzucania kosztów BHP na pracownika. Szczegółowe zasady dotyczące okularów i szkieł kontaktowych zawiera rozporządzenie w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, wskazane w Dz. U. z 2025 r. poz. 58.

Rozporządzenie przewiduje okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą taką potrzebę. Obowiązek obejmuje również soczewki kontaktowe, a nie wyłącznie tradycyjne okulary. Pracodawca realizuje go przez zakup świadczenia albo refundację wydatku poniesionego przez pracownika.

Przepisy nie określają jednego formularza ani dokładnego sposobu wypłaty. Firma powinna ustalić procedurę w regulaminie pracy, zarządzeniu lub innym dokumencie wewnętrznym. Taki dokument może wskazywać wymagane załączniki, termin złożenia wniosku, limit refundacji i zasady rozliczania oprawek.

Jak otrzymać zwrot za okulary lub soczewki?

Najczęściej pracownik kupuje okulary, a następnie przekazuje dokumenty do kadr lub przełożonego. Przed zakupem warto sprawdzić regulamin firmy, ponieważ niektóre zakłady wymagają określonego opisu na fakturze albo dodatkowego formularza.

Do rozliczenia potrzebne są zwykle:

• orzeczenie lub zaświadczenie lekarza medycyny pracy,
• imienna faktura albo rachunek potwierdzający zakup,
• wniosek o refundację, jeżeli wymaga go pracodawca,
• potwierdzenie, że zakup obejmuje okulary lub szkła zalecone do pracy przy monitorze.

Faktura powinna zawierać imię i nazwisko pracownika. Wewnętrzne zasady mogą wymagać także informacji, że produkt jest przeznaczony do pracy przy komputerze. Gdy dokument opiewa na kwotę wyższą niż firmowy limit, pracodawca zwraca część ustaloną w regulaminie, a resztę finansuje pracownik.

Co obejmuje refundacja?

Przepisy nie wskazują, czy zwrot ma dotyczyć samych szkieł, czy także oprawek. Zwyczajowo refundacja obejmuje szkła zgodne z zaleceniem medycznym oraz podstawowe oprawki potrzebne do ich osadzenia. Firma może jednak przyjąć korzystniejsze zasady i pokrywać większą część ceny.

Wymiana szkieł nie zawsze oznacza konieczność wymiany oprawek. Jeżeli lekarz stwierdzi zmianę wady wzroku, pracodawca powinien sfinansować nowe szkła lub soczewki zgodnie z zaleceniem. O refundacji nowych oprawek decydują przepisy zakładowe oraz rzeczywista potrzeba ich wymiany.

Ile wynosi refundacja okularów w 2026 roku?

W 2026 roku nie obowiązuje ustawowa minimalna kwota refundacji. Pracodawca ustala limit samodzielnie, uwzględniając możliwości finansowe zakładu oraz ceny podstawowych okularów w danym regionie. W regulaminach można spotkać kwoty rzędu 200, 300, 500 czy 1000 zł, ale żadna z nich nie jest powszechnym standardem prawnym.

W interpelacji parlamentarnej pojawił się postulat refundacji na poziomie 50% ceny albo co najmniej 500 zł. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wprowadziło jednak takiego minimum. O wysokości zwrotu nadal decydują regulacje obowiązujące u konkretnego pracodawcy.

Pracodawca może finansować wyłącznie podstawowy wariant albo pokryć pełny koszt zakupu. Jeżeli pracownik wybierze droższe oprawki, specjalne powłoki lub szkła o parametrach wykraczających poza zalecenie, dopłaca różnicę z własnych środków. Sama refundacja nie musi więc odpowiadać całej wartości paragonu czy faktury.

Kiedy można ponownie otrzymać zwrot?

Przepisy nie ustanawiają sztywnej zasady typu raz na dwa albo trzy lata. Częstotliwość wynika przede wszystkim z zaleceń lekarza medycyny pracy. Badania okresowe wykonuje się w terminach wyznaczonych przez lekarza, a podany w źródłach okres może zależeć od aktualnych zasad kierowania na badania i indywidualnego stanu zdrowia.

Jeżeli wzrok pogarsza się przed terminem kolejnego badania, pracownik może zgłosić pracodawcy problemy z wykonywaniem obowiązków i poprosić o wcześniejsze skierowanie. Lekarz oceni, czy potrzebna jest nowa korekcja. Gdy wyda takie zalecenie, wcześniejsza refundacja nie odbiera prawa do kolejnego zwrotu.

Sztywne ograniczenie zapisane w regulaminie nie powinno blokować świadczenia, gdy aktualne badanie profilaktyczne potwierdza konieczność wymiany okularów lub soczewek. Decyzję medyczną podejmuje lekarz, a pracodawca realizuje wynikający z niej obowiązek BHP.

Pogorszenie widzenia podczas pracy przy ekranie może uzasadniać wcześniejsze badanie. Jeżeli lekarz potwierdzi potrzebę nowych szkieł, refundacja może przysługiwać niezależnie od daty poprzedniego zakupu.

Jak refundacja wpływa na podatek i księgowość?

Zwrot kosztów spełniający warunki przepisów BHP korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Zwolnienie nie jest ograniczone ustawowym limitem, o ile świadczenie wynika z prawidłowego zalecenia lekarza medycyny pracy i dotyczy pracy przy monitorze.

Także składki ZUS nie obejmują refundacji udzielonej zgodnie z przepisami BHP. Inaczej może być, gdy pracownik samodzielnie uzyska receptę w prywatnym gabinecie, bez skierowania i badań profilaktycznych, a firma mimo to zwróci mu pieniądze. W takim przypadku kwota może podlegać opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Wydatek pracodawcy stanowi koszt pracowniczy i może zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów, jeżeli jest związany z realizacją obowiązku BHP oraz właściwie udokumentowany. Pracodawca nie odlicza natomiast VAT z faktury wystawionej na pracownika, a samo wystawienie dokumentu na firmę nie przesądza jeszcze o prawie do odliczenia podatku.

Umowa zlecenia, umowa o dzieło i kontrakt B2B nie dają automatycznie prawa do refundacji na zasadach Kodeksu pracy. W tych relacjach zwrot może wynikać z umowy, regulaminu współpracy albo dobrowolnej decyzji zleceniodawcy. Osoba prowadząca własną działalność powinna osobno ocenić podatkowe skutki zakupu, ponieważ okulary mogą zostać uznane za wydatek osobisty.